Nicht mit dem Kopieren beginnen
Schreiben Sie zuerst auf, welche Arbeit mit dem bisherigen Gerät erledigt wird. Dazu gehören die regelmäßig verwendeten Anwendungen, die Speicherorte wichtiger Dateien, benötigte Verbindungen und besondere Zusatzgeräte. Eine Liste der sichtbaren Programmsymbole allein übersieht leicht den Exportordner oder die Vorlage, die nur bei einer bestimmten Monatsaufgabe gebraucht wird.
Gehen Sie deshalb mehrere typische Abläufe durch: eine Datei öffnen und bearbeiten, ein Dokument ausgeben, an einer Besprechung teilnehmen und ein Ergebnis an die zuständige Person übergeben. Notieren Sie, welche Voraussetzungen dabei benötigt werden. Bei einem verwalteten Arbeitsgerät gehört diese Bestandsaufnahme in die Abstimmung mit der verantwortlichen IT, nicht in einen eigenständig improvisierten Parallelumzug.
Speicherorte und Übertragungsweg klären
Unterscheiden Sie lokal gespeicherte Daten von Informationen, die bereits in einem freigegebenen gemeinsamen System liegen. Prüfen Sie die tatsächlichen Ordner und nicht nur die zuletzt geöffneten Dateien einer Anwendung. Eine Verknüpfung auf dem Desktop ist nicht zwingend die Datei selbst. Ebenso ist eine sichtbare Vorschau kein Nachweis dafür, dass der vollständige Inhalt auf dem neuen Gerät verfügbar sein wird.
Legen Sie fest, welche Daten übertragen werden müssen und wie dies erfolgen soll. Nutzen Sie für betriebliche Informationen den genehmigten Weg. Bevor am alten Bestand etwas geändert oder entfernt wird, muss eine geeignete Sicherung beziehungsweise ein abgestimmter Rückweg vorhanden sein. Eine ungeprüfte Kopie auf einem zufälligen Datenträger ist kein ausreichender Abschluss der Vorbereitung.
Für einen privaten oder kleinen, selbst betreuten Arbeitsplatz kann eine einfache Zuordnungsliste helfen: bisheriger Speicherort, gewünschter neuer Speicherort, Übertragung durchgeführt und Stichprobe geöffnet. Sie ersetzt keine technischen Sicherheitsvorgaben, macht aber vergessene Bereiche sichtbar. Trennen Sie Arbeitsdateien von Programmen und Einstellungen, weil diese nicht immer mit demselben Verfahren übernommen werden.
Zugänge ohne offene Passwortlisten vorbereiten
Prüfen Sie, welche Konten und Freigaben am neuen Gerät benötigt werden. Klären Sie rechtzeitig den vorgesehenen Anmeldeweg und mögliche zusätzliche Bestätigungsschritte. Zugangsdaten sollten nicht als ungeschützte Liste neben den Umzugsdateien abgelegt werden. Verwenden Sie die bereits vorgesehenen Verfahren zur sicheren Anmeldung und Wiederherstellung.
Berücksichtigen Sie außerdem Lizenzen und Gerätezuordnungen der benötigten Programme. Ob ein Programm auf dem neuen Rechner verwendet werden darf und wie es eingerichtet wird, hängt von dessen Bedingungen und der vorhandenen Verwaltung ab. Vermeiden Sie die Annahme, dass das Kopieren eines Programmordners die Einrichtung ersetzt. Halten Sie offene Fragen fest, bevor das alte Gerät abgegeben werden soll.
Den neuen Platz als vollständigen Arbeitsplatz testen
Verbinden Sie das tatsächlich vorgesehene Zubehör: Monitor, Dock, Eingabegeräte, Drucker und Headset, soweit sie gebraucht werden. Prüfen Sie die normale Anordnung der Bildschirme und einen typischen Besprechungsablauf. Ein startender Computer ist noch kein Nachweis, dass beispielsweise Mikrofon und Lautsprecher die gewünschten Geräte verwenden.
Öffnen Sie einige unterschiedliche Arbeitsdateien am neuen Ort und kontrollieren Sie Inhalt und Bearbeitungsmöglichkeit. Testen Sie eine wenig kritische Aufgabe vollständig, einschließlich Speichern und anschließendem Wiederöffnen. Wenn ein Ergebnis an einen anderen Arbeitsplatz weitergegeben wird, gehört auch dieser letzte Schritt zum Test. So werden nicht nur die ersten Minuten nach der Anmeldung geprüft.
Wählen Sie außerdem eine seltene, aber wichtige Aufgabe aus der Anfangsliste. Ein Monatsbericht oder eine spezielle Vorlage kann bei einem kurzen Alltagstest fehlen. Dokumentieren Sie offene Punkte mit einer zuständigen Person und einer nächsten Handlung. Ein allgemeiner Vermerk „später prüfen“ ist vor einer Rückgabe des alten Geräts zu unbestimmt.
Den alten Bestand erst nach der Klärung abschließen
Vereinbaren Sie, wann der Wechsel als abgeschlossen gilt und wie mit dem bisherigen Gerät verfahren wird. Rückgabe, Freigabe und sichere Datenentfernung folgen den geltenden Vorgaben beziehungsweise dem geeigneten Herstellerverfahren. Geben Sie kein Gerät weiter, solange unklar ist, welche persönlichen oder betrieblichen Informationen darauf verbleiben.
Bewahren Sie die Übergabenotizen so auf, dass sich der Wechsel später nachvollziehen lässt. Nicht jedes Detail muss dauerhaft dokumentiert werden, aber die bestätigten Speicherorte, noch offenen Aufgaben und der Verbleib des alten Geräts sollten klar sein. Damit endet der Wechsel als überprüfter Arbeitsablauf und nicht nur mit einem neuen Gehäuse auf dem Tisch.
