Modell und Artikel eindeutig verbinden
Notieren Sie die vollständige Modellbezeichnung des Druckers und die dafür freigegebenen Verbrauchsartikel. Ähnlich benannte Geräte können unterschiedliche Artikel benötigen. Prüfen Sie die Zuordnung anhand der Herstellerinformationen oder der eindeutig bezeichneten vorhandenen Verpackung. Ein unscharfes Foto eines alten Einsatzes ist eine schlechte Grundlage für eine größere Bestellung.
Wenn mehrere Drucker im Büro stehen, kennzeichnen Sie den Vorratsplatz mit der jeweiligen Gerätebezeichnung. Gemeinsam nutzbare Artikel können zusammenliegen, aber diese gemeinsame Nutzung muss tatsächlich bestätigt sein. Eine bloße Ähnlichkeit der Verpackungen reicht nicht. Halten Sie auch fest, ob ein Ersatzartikel bereits für ein bestimmtes Gerät reserviert wurde.
Verpackt, erreichbar und nach Anleitung lagern
Belassen Sie unbenötigtes Material in seiner vorgesehenen Verpackung und beachten Sie die Lagerhinweise des jeweiligen Herstellers. Der Platz sollte nicht gleichzeitig als Ablage für schwere Gegenstände dienen. Ein zugestellter Vorrat führt leicht dazu, dass eine Person eine neue Bestellung auslöst, obwohl der passende Ersatz bereits vorhanden ist.
Ordnen Sie vorhandene Packungen so, dass ältere geeignete Bestände zuerst gesehen werden. Prüfen Sie dabei die Kennzeichnungen und den Zustand, statt eine allgemeine Lagerdauer zu erfinden. Falls sich die Verpackung oder Produktbezeichnung geändert hat, halten Sie die bestätigte Zuordnung nachvollziehbar fest. Das erspart bei jeder späteren Entnahme eine neue Suche. Notieren Sie bei einer Entnahme, welches Gerät den Ersatz erhalten hat. Damit lässt sich eine unerwartet schnelle Abnahme des Vorrats nachvollziehen. Prüfen Sie dann zuerst, ob mehrere Geräte aus demselben Fach versorgt werden oder ob eine Entnahme nur vorläufig reserviert wurde. Aus einer leeren Packung allein ergibt sich noch keine verlässliche Verbrauchsrate.
Gerätewechsel beendet eine alte Bestellregel
Wenn ein Drucker ersetzt wird, prüfen Sie vorhandenes Zubehör und laufende Bestellungen gemeinsam. Ein bisher passender Vorrat kann mit dem neuen Gerät unbrauchbar werden. Stoppen Sie alte automatische oder wiederkehrende Bestellabläufe, soweit sie nicht mehr benötigt werden, und prüfen Sie mögliche Rückgaben anhand der tatsächlichen Bedingungen des Lieferanten.
Bewahren Sie bei gemeinsam genutzten Geräten eine kurze Information auf, wer den Austausch übernimmt und wohin verbrauchtes Material gegeben wird. Befolgen Sie dabei die gerätespezifischen Hinweise und geeignete Rücknahmewege. Die Nachbestellung sollte nach einer Entnahme nachvollziehbar ausgelöst werden. So ist der nächste Ersatz vorbereitet, ohne dass mehrere Personen gleichzeitig denselben Artikel bestellen.
