Den Umfang gemeinsam ansehen
Legen Sie die übergebenen Gegenstände zusammen auf eine freie Fläche. Benennen Sie das Hauptgerät und alle Zubehörteile, die tatsächlich dazugehören: Netzteil, Kabel, Tasche oder Adapter. Verwenden Sie für ähnliche Geräte eine vorhandene eindeutige Kennung. Eine Modellbezeichnung allein reicht nicht aus, wenn mehrere gleichartige Geräte im Bestand sind.
Trennen Sie neue Ausstattung von Material, das bereits am Arbeitsplatz liegt. Andernfalls kann später unklar sein, ob ein Monitor mitgegeben, nur vor Ort gezeigt oder bereits einer anderen Person zugeordnet war. Die Liste beschreibt die konkrete Übergabe. Sie sollte nicht automatisch alle Gegenstände einer allgemeinen Standardausstattung als erhalten markieren.
Zustand und Einrichtung unterscheiden
Notieren Sie sichtbare Besonderheiten sachlich und überprüfbar. „Kratzer an der linken Gehäusekante“ ist genauer als „gebraucht“. Ein Zustandseintrag ist jedoch kein umfassender Funktionstest. Wenn ein Gerät nur verpackt übergeben wurde, darf daraus nicht der Eindruck entstehen, alle Anschlüsse und Programme seien gemeinsam geprüft worden.
Gehen Sie bei einer geplanten Einrichtung die benötigten Schritte getrennt durch. Kann die empfangende Person sich mit dem vorgesehenen, berechtigten Konto anmelden? Ist das benötigte Zubehör vorhanden? Welche Einrichtung muss noch durch die zuständige IT erfolgen? Passwörter gehören nicht auf eine offen verteilte Übergabeliste. Verwenden Sie dafür den vorgesehenen sicheren Prozess der Organisation.
Offene Punkte mit Verantwortung versehen
Eine fehlende Tasche oder ein noch ausstehender Adapter sollte nicht nur als Randnotiz erscheinen. Ergänzen Sie, wer den Punkt bearbeitet und wie die spätere Ergänzung bestätigt wird. Sonst bleibt nach einigen Tagen zwar bekannt, dass etwas fehlte, aber niemand fühlt sich für die Lieferung zuständig.
Vereinbaren Sie auch den Rückgabeweg, wenn die Ausstattung nur vorübergehend genutzt wird. Welche Teile sollen zusammen zurückkommen und an wen geht die Rückfrage bei einem Defekt? Die Übergabe ist ein geeigneter Zeitpunkt, diese Informationen bereitzustellen, solange alle Beteiligten noch denselben Gerätesatz vor sich haben.
Bewahren Sie die abgeschlossene Liste am dafür vorgesehenen Ort auf und machen Sie sie für die berechtigten Beteiligten auffindbar. Erfassen Sie nur Informationen, die für die Zuordnung und den Ablauf gebraucht werden. Eine überschaubare, tatsächlich ausgefüllte Liste ist hilfreicher als ein umfangreiches Formular, dessen Standardhäkchen nicht mit der realen Übergabe übereinstimmen.
