Den benötigten Ausschnitt vorbereiten
Entscheiden Sie, ob eine einzelne Anwendung, ein bestimmtes Fenster oder der gesamte Bildschirm benötigt wird. Die verfügbaren Möglichkeiten hängen vom verwendeten Besprechungsprogramm und Gerät ab. Prüfen Sie die passende Option vor dem Termin, statt während der Vorstellung wahllos zwischen Freigaben zu wechseln. Bei mehreren Bildschirmen muss der richtige ausgewählt werden.
Öffnen Sie die benötigten Unterlagen und schließen Sie nicht benötigte Fenster oder Tabs. Prüfen Sie dabei auch sichtbare Dateinamen, Lesezeichen und Seitenleisten. Selbst wenn ein Dokument unbedenklich ist, können andere Bereiche des Fensters Informationen zeigen, die nicht für die Teilnehmenden bestimmt sind. Nutzen Sie für eine Demonstration möglichst geeignete Beispieldaten statt echter vertraulicher Datensätze.
Vergrößern Sie Text und relevante Inhalte so, dass sie auf einem kleineren Teilnehmerbildschirm noch erkennbar sind. Ein vollständiges Tabellenblatt kann auf Ihrem großen Monitor übersichtlich wirken und für andere kaum lesbar sein. Planen Sie gegebenenfalls mehrere Ausschnitte. Erklären Sie beim Wechsel kurz, welchen Bereich die Gruppe gerade betrachtet.
Benachrichtigungen und Wechsel prüfen
Kontrollieren Sie vor Beginn, ob Benachrichtigungen oder Vorschauen eingeblendet werden könnten. Verwenden Sie die dafür vorgesehenen Einstellungen Ihrer Geräte und Anwendungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Besprechungsprogramm sämtliche Hinweise automatisch ausblendet. Die konkrete Konfiguration sollte mit einem unkritischen Test geprüft werden.
Überlegen Sie außerdem, welche Fenster während der Erklärung neu geöffnet werden müssen. Ein Dateiauswahldialog, eine Anmeldung oder ein Wechsel zu einer anderen Anwendung kann mehr zeigen als die vorbereitete Folie. Stoppen Sie die Freigabe, wenn ein nicht vorgesehener privater oder vertraulicher Schritt nötig wird. Das ist meist einfacher als währenddessen hektisch einzelne Inhalte zu verdecken.
Mit einer sichtbaren Bestätigung beginnen
Fragen Sie nach dem Start, ob der gewünschte Inhalt lesbar angekommen ist. Ein Freigabesymbol auf Ihrem Gerät bestätigt nicht, dass alle dieselbe Ansicht gut erkennen. Bei einer Demonstration mit Ton oder bewegtem Inhalt sollten auch diese Bestandteile vorher in der tatsächlich verwendeten Umgebung getestet werden. Versprechen Sie keine Funktion, die nur auf dem eigenen Gerät geprüft wurde.
Beenden Sie die Freigabe ausdrücklich, bevor Sie zu anderer Arbeit zurückkehren. Prüfen Sie den angezeigten Status und öffnen Sie erst danach weitere Unterlagen. Wenn ein Material im Anschluss benötigt wird, teilen Sie es über den vorgesehenen Kanal mit passenden Zugriffsrechten. Die kurzzeitige Bildschirmansicht ersetzt keine geordnete Übergabe einer Datei.
