Nur vorgesehene Datenträger verwenden

Prüfen Sie zunächst, ob USB-Datenträger für die betreffende Übergabe in Ihrer Organisation erlaubt sind. Verwenden Sie keine unbekannten gefundenen Sticks und übernehmen Sie fremde Datenträger nur nach dem vorgesehenen Verfahren. Das BSI behandelt Wechseldatenträger als eigene Sicherheitsaufgabe. Ein freier USB-Anschluss ist keine Freigabe für beliebige Geräte oder Inhalte.

Legen Sie fest, welcher Stick für welchen Zweck genutzt wird. Eine neutrale Kennung am Gehäuse kann helfen, ohne vertrauliche Projektnamen offenzulegen. Bewahren Sie die Zuordnung getrennt und nachvollziehbar auf. Vermischen Sie persönliche Fotos, alte Arbeitsstände und die aktuelle Übergabe nicht auf einem Datenträger, der an andere weitergegeben wird.

Die Übergabe als Paket zusammenstellen

Erstellen Sie einen klar benannten Ordner mit den vorgesehenen Dateien. Ergänzen Sie, soweit erforderlich, eine kurze Beschreibung des Stands und der erwarteten nächsten Handlung. Der Empfänger sollte nicht anhand von Dateinamen wie final-neu entscheiden müssen, welche Fassung gültig ist. Entfernen Sie nicht benötigte Kopien aus dem Übergabepaket nach dem vorgesehenen Verfahren.

Öffnen Sie die Dateien nach dem Kopieren direkt vom Stick und prüfen Sie, ob notwendige Begleitdateien vorhanden sind. Ein Dokument kann auf Ihrem Rechner funktionieren, weil dort zusätzliche Bilder oder Schriften verfügbar sind. Für eine Weitergabe ist ein passendes Austauschformat gegebenenfalls geeigneter als die alleinige Arbeitsdatei. Stimmen Sie das Format mit dem Empfänger ab.

Empfang und Rückgabe nachvollziehbar halten

Notieren Sie, an wen der Stick gegeben wurde und ob er zurückerwartet wird. Für mehrere Geräte genügt eine kleine Liste mit Kennung, Empfänger und vereinbartem Rückgabetermin. Halten Sie diese Liste aktuell, statt jedes Mal einen neuen Stick zu beschaffen, wenn der vorige nicht auffindbar ist.

Lassen Sie den Empfang der benötigten Dateien bestätigen, bevor der Datenträger für einen anderen Zweck vorbereitet wird. Die Bereinigung muss zu den Schutzanforderungen der Inhalte und zum Gerät passen; gewöhnliches Löschen ist nicht automatisch ein Nachweis sicherer Entfernung. Folgen Sie dafür dem freigegebenen Verfahren Ihrer Organisation. Ein definierter Aufbewahrungsort für leere und für noch belegte Sticks verhindert anschließend Verwechslungen.