Die typische Besprechung beschreiben
Überlegen Sie, wie die Ecke benutzt werden soll. Zwei Personen, die gemeinsam einen Entwurf ansehen, brauchen eine andere Anordnung als vier Personen mit geöffneten Laptops. Notieren Sie die gewöhnliche Teilnehmerzahl, Dauer und Arbeitsmittel. Planen Sie nicht für eine seltene Ausnahme, wenn dadurch jeden Tag der Raum blockiert wird. Für größere gelegentliche Runden kann ein anderer Platz geeigneter sein.
Legen Sie die Unterlagen für ein typisches Gespräch auf eine vorhandene Fläche. Prüfen Sie, ob beide Personen sie sehen können, ohne den gesamten Stapel ständig zu drehen. Bei Bildschirmpräsentationen ist die Blickrichtung wichtiger als eine möglichst dekorative Tischform. Ein kleiner seitlicher Bildschirm kann anders funktionieren als ein Laptop in der Mitte; testen Sie die tatsächliche Sicht.
Zugang und Sitzposition gemeinsam prüfen
Stellen Sie die vorgesehenen Stühle so auf, dass eine Person aufstehen kann, ohne alle anderen bewegen zu müssen. Prüfen Sie den Raum mit besetzten Stühlen und einer geöffnten Tür. Die freie Fläche eines unbenutzten Ecktischs sagt wenig über die Nutzung aus. Auch Taschen und Jacken sollten nicht automatisch auf dem Boden im Durchgang landen.
Wenn die Ecke im selben Raum wie feste Arbeitsplätze liegt, berücksichtigen Sie deren Nutzung. Ein Gespräch direkt hinter einem ständig besetzten Schreibtisch kann häufige Unterbrechungen verursachen. Vereinbaren Sie, für welche kurzen Abstimmungen der Bereich gedacht ist und wann ein anderer Raum genutzt wird. Ein zusätzlicher Tisch macht aus einem offenen Arbeitsraum noch keinen abgeschlossenen Besprechungsraum.
Die Ausstattung begrenzen
Halten Sie nur die Dinge bereit, die regelmäßig gebraucht werden: etwa Papier, Stifte und eine passende Anschlussmöglichkeit. Kabel sollten nach dem Gespräch an einen definierten Platz zurückkehren. Ein offener Vorrat aus Adaptern, Fernbedienungen und alten Notizen kann die kleine Fläche schnell unbrauchbar machen. Benennen Sie für gemeinsam genutzte Technik einen klaren Aufbewahrungsort.
Beenden Sie eine Besprechung mit einem kurzen Zurücksetzen der Fläche. Persönliche Unterlagen werden mitgenommen, genutztes Material zurückgelegt und die nächste Gruppe findet einen freien Platz vor. Prüfen Sie nach mehreren tatsächlichen Gesprächen, ob der Bereich die vorgesehene Funktion erfüllt. Wenn immer zusätzliche Stühle aus anderen Zimmern geholt werden, stimmt entweder die angenommene Gruppengröße oder die gewählte Nutzung nicht mit dem Alltag überein.
