Den Abschlussstand festlegen

Bestimmen Sie zuerst, welche Ergebnisse tatsächlich freigegeben oder ausgeliefert wurden. Suchen Sie diese Dateien zusammen und gleichen Sie ihre Bezeichnungen mit der Übergabe ab. Wenn mehrere Fassungen ähnlich heißen, entscheiden Sie nicht allein nach dem jüngsten Änderungsdatum. Eine spätere interne Korrektur kann von der ausgelieferten Version abweichen. Halten Sie diese Unterscheidung ausdrücklich fest.

Legen Sie eine kurze Abschlussnotiz an. Sie nennt Projekt, Zeitraum, zuständige Kontaktperson und den Ort der verbindlichen Ergebnisse. Ergänzen Sie offene Restpunkte, soweit es welche gibt, sowie den Verweis auf deren weitere Bearbeitung. Das Archiv sollte nicht vortäuschen, dass ungelöste Fragen erledigt seien. Ein späterer Leser muss erkennen können, was abgeschlossen ist und was in ein anderes Vorhaben überging.

Ergebnis und Arbeitsmaterial trennen

Eine kleine Gruppe mit freigegebenen Ergebnissen erleichtert den schnellen Zugriff. Davon getrennt können relevante Entscheidungen, Quellenmaterial und nachvollziehbare Arbeitsstände liegen. Bewahren Sie nicht jede automatisch entstandene Kopie aus Gewohnheit auf. Prüfen Sie jedoch vor dem Löschen, ob Unterlagen für Dokumentation, vertragliche Anforderungen oder die Regeln Ihrer Organisation benötigt werden; eine allgemeine Aufräumroutine ersetzt diese Entscheidung nicht.

Vermeiden Sie eine tief verschachtelte Struktur, die ohne Kenntnis der ehemaligen Teamaufteilung unverständlich bleibt. Ein Verzeichnis für Ergebnisse, eines für Entscheidungen und eines für unterstützendes Material kann bei kleinen Projekten genügen. Die passende Struktur hängt davon ab, wonach später gesucht wird. Bei einem Veranstaltungsprojekt sind beispielsweise Ablauf und finale Druckdateien andere Zugänge als bei einer technischen Dokumentation.

Die Ablage einmal von außen lesen

Bitten Sie jemanden, der nicht täglich beteiligt war, ein bestimmtes Ergebnis anhand der Abschlussnotiz zu finden. Lassen Sie die Person zusätzlich erklären, welche Datei als endgültig gilt. Wenn dazu mehrere Rückfragen nötig sind, verbessern Sie Benennung oder Hinweise, statt die gesamte Historie mündlich nachzuerzählen.

Prüfen Sie Berechtigungen, verknüpfte Dateien und den vorgesehenen Sicherungsweg. Ein Archiv, das nur auf einem persönlichen Desktop liegt, ist für das Team nicht verlässlich erreichbar. Legen Sie auch fest, wer bei späteren Rückfragen zuständig ist und wann die Aufbewahrung erneut geprüft wird. So endet die Projektarbeit mit einem verwendbaren Bestand, dessen Zweck und Grenzen erkennbar sind.