Was wird wirklich ausgedruckt?
Legen Sie einige typische Dateien nebeneinander: einen Brief, ein Rücksendeetikett, eine farbige Übersicht und gegebenenfalls ein Foto. Prüfen Sie, welche davon zwingend Farbe benötigen. Eine farbige Bildschirmansicht bedeutet nicht automatisch, dass der Ausdruck farbig sein muss. Bei Diagrammen können unterschiedliche Linienarten oder Beschriftungen die Unterscheidung übernehmen. Bei Bildmaterial ist Farbe dagegen häufig Teil des eigentlichen Ergebnisses.
Notieren Sie auch, ob fünf Seiten einzeln über mehrere Wochen oder fünfzig Seiten an einem Nachmittag entstehen. Beide Fälle können dieselbe Jahresmenge ergeben, stellen aber andere Anforderungen an den Ablauf. Wer einen größeren Stapel kurzfristig braucht, möchte nicht ständig Papier nachlegen. Bei einzelnen Formularen kann ein kompakter Drucker mit leicht erreichbarer Papierzufuhr angenehmer sein als ein großer Vorratsbehälter.
Eine Drucktechnik ist noch kein Kostenvergleich
Tintenstrahlgeräte verwenden flüssige Tinte, Laserdrucker Toner. Aus diesem Unterschied allein lässt sich jedoch kein zuverlässiger Gesamtpreis ableiten. Vergleichen Sie die konkret vorgesehenen Modelle einschließlich Verbrauchsmaterial, nicht nur zwei allgemeine Gerätekategorien. Auch ein günstiges Gehäuse kann Folgekosten verursachen, die bei geringer Nutzung besonders auffallen.
Schreiben Sie für jeden Kandidaten auf, welches Material im Lieferumfang enthalten ist und welche Ersatzartikel das Handbuch nennt. Gehören Bildtrommel und Toner zusammen oder werden sie getrennt ersetzt? Welche Farben müssen verfügbar sein? Gibt es eine verpflichtende Registrierung oder einen optionalen Liefervertrag? Verlassen Sie sich dabei nicht auf das Foto einer großen Kartusche neben dem Gerät. Maßgeblich sind die Angaben zum tatsächlichen Paket.
Rechnen Sie ein kleines persönliches Beispiel mit den gewünschten Dokumenten durch. Eine beworbene Reichweite ist kein Versprechen für jede Seite: Ein kurzer Brief und eine flächige Präsentation beanspruchen Verbrauchsmaterial unterschiedlich. Wenn nur gelegentlich Farbe nötig ist, kann auch ein Schwarzweißgerät zu Hause zusammen mit einem externen Druckangebot für seltene Farbarbeiten verglichen werden.
Pausen gehören zur Nutzung dazu
Lesen Sie vor dem Kauf die Herstellerhinweise zu längeren Standzeiten und zur normalen Wartung. Prüfen Sie, ob die dafür erforderlichen Schritte in Ihren Alltag passen. Ein Gerät, das nur für dringende Ausdrucke angeschafft wird, sollte nicht jedes Mal erst neu eingerichtet werden müssen. Lassen Sie deshalb den vorgesehenen Anschluss und den Platz für das Papier in Ihrer Planung bestehen.
Berücksichtigen Sie den Standort bei geöffneten Klappen und ausgezogenem Ausgabefach. Ein Drucker, der nur geschlossen in das Regal passt, verursacht bei jeder Nutzung zusätzliche Arbeit. Prüfen Sie außerdem, ob Sie ihn über den eigenen Computer tatsächlich erreichen können, wenn das Notebook an einem anderen Tisch steht.
Für seltene Nutzung zählt am Ende ein überschaubarer Ablauf: Datei öffnen, Papier einlegen, drucken und das fertige Blatt entnehmen. Wählen Sie anhand dieser Folge und Ihrer Dokumente. Zusätzliche Funktionen sind nur dann ein Vorteil, wenn sie eine Aufgabe ersetzen, die bei Ihnen tatsächlich vorkommt.
