Mit tatsächlichen Suchwegen beginnen
Notieren Sie eine Woche lang, welche Dateien Sie suchen und wo die Suche stockt. Vielleicht sind Kundenunterlagen auf drei Ebenen verteilt, während ein selten benutztes Archiv völlig verständlich bleibt. Bearbeiten Sie zuerst den Bereich, der regelmäßig Zeit kostet. Ein vollständiger Umbau nur wegen unterschiedlicher Ordnernamen kann mehr Verwirrung erzeugen, als er beseitigt. Fragen Sie andere Nutzer, unter welchem Begriff sie die gleichen Unterlagen erwarten würden.
Wählen Sie für die oberste Ebene ein nachvollziehbares Ordnungsprinzip. Ein Projektbüro kann nach Projekten arbeiten, eine kleine Verwaltung eher nach Aufgabenbereichen. Vermischen Sie dort nicht Kunden, Dateiformate, Personen und Jahre ohne erkennbare Regel. Ein Ordner namens PDF sagt wenig darüber aus, wozu sein Inhalt gehört. Das Dateiformat lässt sich ohnehin am Dokument erkennen; der Ablageort sollte den fachlichen Zusammenhang erklären.
Einen begrenzten Bereich umbauen
Erstellen Sie zunächst eine Skizze für einen abgeschlossenen oder wenig aktiven Bereich. Verschieben Sie nicht gleichzeitig alle laufenden Projekte. Prüfen Sie vor jeder größeren Änderung, ob eine wiederherstellbare Sicherung besteht und wer gerade mit den Dateien arbeitet. Eine Synchronisation allein ist kein verlässlicher Rückweg, wenn Änderungen und Löschungen auf andere Geräte übertragen werden. Vereinbaren Sie ein kurzes Zeitfenster, in dem niemand die betroffenen Ordner umbenennt.
Erhalten Sie bestehende Zugriffsgrenzen. Ein vertraulicher Unterordner darf durch den Umzug nicht plötzlich in einer allgemein zugänglichen Ablage landen. Klären Sie außerdem, ob Verknüpfungen, Tabellenbezüge oder gespeicherte Favoriten auf die alten Pfade zeigen. Führen Sie eine kurze Zuordnung von altem zu neuem Ablageort und testen Sie die wichtigsten Verweise nach dem Verschieben. Lassen Sie eine zweite Person eine typische Datei ohne mündliche Erklärung finden.
Den Übergang sichtbar beenden
Ein Übergangsordner braucht einen Verantwortlichen und ein Bearbeitungsdatum. Ohne diese beiden Angaben wird er leicht zur neuen Sammelstelle. Entscheiden Sie bei unklaren Dateien zunächst über ihren Zusammenhang, bevor Sie sie umbenennen. Verschiedene Fassungen gehören nicht allein deshalb zusammen, weil ihre Dateinamen ähnlich aussehen. Bei ungeklärten Versionen lassen Sie die zuständige Person den maßgeblichen Stand benennen.
Schreiben Sie die wenigen Ablageregeln direkt an einem auffindbaren Ort auf: Wo beginnt ein neues Projekt, wie werden abgeschlossene Vorgänge abgelegt und wer entscheidet bei Zweifeln? Nach einigen Arbeitstagen prüfen Sie erneut die ursprünglichen Suchprobleme. Wenn alle dieselben Unterlagen zuverlässig finden, muss die Struktur nicht weiter verfeinert werden. Zusätzliche Unterordner sind nur sinnvoll, wenn sie eine reale Auswahl erleichtern und nicht bloß den Baum ordentlicher aussehen lassen.
