Den üblichen Papierstapel ansehen
Sammeln Sie einige Tage lang die Unterlagen, die nach den geltenden Regeln tatsächlich vernichtet werden dürfen. Trennen Sie einen gelegentlichen Briefstapel von größeren Aufräumaktionen. Wer täglich wenige Seiten entsorgt, braucht einen anderen Ablauf als ein Büro, das monatlich ganze Ordner bearbeitet. Berücksichtigen Sie auch, ob mehrere Personen das Gerät nacheinander benutzen und ob es dabei in einem gemeinsam genutzten Raum steht.
Prüfen Sie an konkreten Unterlagen, was vorher entfernt werden muss. Heftklammern, Büroklammern, Kunststoffhüllen und andere Materialien dürfen nur hinein, wenn das jeweilige Gerät ausdrücklich dafür vorgesehen ist. Aus einer hohen Papierkapazität folgt keine Eignung für beliebige Gegenstände. Legen Sie neben dem geplanten Standort eine kleine Vorbereitungsfläche fest, damit ungeprüfte Mappen nicht unmittelbar auf dem Einzug landen.
Laufzeit und Behälter zusammen vergleichen
Die angegebene Laufzeit beschreibt, wie lange ein Gerät vor einer erforderlichen Abkühlpause betrieben werden kann. Vergleichen Sie deshalb nicht nur Blattkapazitäten, sondern auch Lauf- und Abkühlzeiten in der konkreten Anleitung. Ein Gerät kann einen Stapel schnell einziehen und trotzdem für wiederholte größere Mengen unpassend sein. Prüfen Sie die Bedingungen, unter denen die Blattzahl angegeben wird, einschließlich der verwendeten Papierstärke.
Sehen Sie sich an, wie der Auffangbehälter entnommen wird. Muss ein schwerer Schneidkopf angehoben werden, oder lässt sich ein Behälter herausziehen? Bleibt vor dem Gerät genug Platz dafür? Ein kleiner Behälter kann bei häufigem Gebrauch mehr Unterbrechungen verursachen als eine etwas niedrigere Einzugskapazität. Probieren Sie die Bewegung nach Möglichkeit aus und prüfen Sie, ob der Füllstand erkennbar ist, ohne das Gerät ständig zu öffnen.
Vertraulichkeit und Bedienung festlegen
Wählen Sie den Zerkleinerungsgrad nach den Anforderungen an die Unterlagen. Eine Produktbezeichnung wie besonders sicher ersetzt keine betriebliche Vorgabe. Stimmen Sie die benötigte Schutzwirkung mit der verantwortlichen Stelle ab, statt aus einem Werbefoto auf ausreichende Vernichtung zu schließen. Für seltene große Mengen kann ein dafür vereinbarter externer Ablauf sinnvoller sein als ein dauerhaft überdimensioniertes Bürogerät.
Lesen Sie vor dem Kauf auch die Angaben zu Wartung, zulässigen Pflegemitteln und Störungsbeseitigung. Planen Sie den Standort so, dass der Einzug nicht beiläufig mit Kleidung oder anderen Gegenständen in Kontakt kommt. Eingriffe bei einer Blockade erfolgen ausschließlich nach der Geräteanleitung. Benennen Sie schließlich, wer den Behälter leert und Verbrauchsmaterial nachbestellt. Ein passendes Gerät bleibt im Alltag nur nutzbar, wenn diese kleinen Aufgaben ebenfalls geregelt sind.
