Vor dem Scanner sortieren
Teilen Sie den Rückstand zunächst nach Dokumentart und Zustand auf. Lose einseitige Blätter, doppelseitige Unterlagen, geheftete Vorgänge und empfindliche Originale verlangen unterschiedliche Behandlung. Entfernen Sie nur solche Heftungen, deren Auflösung zulässig und unproblematisch ist. Notieren Sie bei zusammengehörigen Vorgängen, welche Seiten eine Einheit bilden, bevor Sie den Stapel auseinandernehmen.
Entscheiden Sie zugleich, was tatsächlich digitalisiert werden soll. Dubletten, leere Trennblätter und bereits vorhandene Dateien können unnötige Arbeit verursachen. Klären Sie bei wichtigen Originalen die geltenden Aufbewahrungsvorgaben, statt aus einem gelungenen Scan automatisch eine Erlaubnis zur Papiervernichtung abzuleiten. Legen Sie unsichere Fälle in eine beschriftete Klärungsablage, damit sie die übrige Arbeit nicht blockieren.
Eine vollständige Probecharge bearbeiten
Wählen Sie eine kleine, repräsentative Gruppe mit mehreren typischen Besonderheiten. Bearbeiten Sie diese bis zum endgültigen Speicherort, einschließlich Benennung und Qualitätskontrolle. Messen Sie nicht nur die Zeit, in der der Scanner läuft. Das Entheften, Zuordnen und Prüfen kann einen wesentlichen Teil des Aufwands ausmachen. Erst danach lässt sich ein realistischer Zeitblock für weitere Chargen festlegen.
Öffnen Sie jede erzeugte Datei und vergleichen Sie Seitenzahl und Reihenfolge mit dem Original. Kontrollieren Sie Ränder, kleine Zahlen, handschriftliche Ergänzungen und schwache Rückseiten. Falls Texterkennung verwendet wird, suchen Sie nach einem auffälligen Begriff und prüfen Sie kritische Werte trotzdem am Bild. Ein durchsuchbares Dokument ist nicht automatisch vollständig oder fehlerfrei erkannt.
Gemischte Vorgänge nicht nach Papierformat zerreißen
Ein Vorgang kann aus einem Brief, einer kleinen Quittung und mehreren Anlagen bestehen. Wenn Sie zunächst alles nach Format sortieren, geht möglicherweise der Zusammenhang verloren. Legen Sie vor dem Trennen einen eindeutigen Bezug fest, beispielsweise eine Vorgangsnummer oder ein beschriftetes Trennblatt. Prüfen Sie nach dem Scannen, ob die Teile wieder in der richtigen Reihenfolge zusammengeführt wurden. Eine technisch gut lesbare Einzeldatei hilft wenig, wenn niemand mehr erkennt, zu welchem Auftrag die Quittung gehört.
Bearbeiten Sie schwierige Originale in einem gesonderten Durchlauf. Stark gefaltete, beschädigte oder ungeeignet geheftete Blätter sollten nicht aus Zeitdruck denselben Einzug passieren wie sauberes Standardpapier. Verwenden Sie nur die vom Gerät unterstützte Vorgehensweise und klären Sie bei unersetzlichen Unterlagen eine geeignete Behandlung. Die getrennte Ausnahmecharge hält den normalen Stapel beweglich, ohne die schwierigen Fälle zu übergehen.
Für die Zeitplanung kann eine kleine Übersicht mit Vorgangsgruppen und ihrem Zustand genügen. Zählen Sie vollständige kontrollierte Vorgänge, nicht nur eingezogene Seiten. Hundert gescannte Blätter können noch erhebliche Nacharbeit enthalten, wenn Benennung und Prüfung fehlen. Planen Sie deshalb einen Abschlussblock ein, in dem offene Ausnahmen geprüft und die Papierablagen ihren endgültigen Zielen zugeordnet werden. Erst dieser Schritt macht aus dem Scanlauf eine nutzbare Dokumentensammlung.
Den Fortschritt sichtbar halten
Verwenden Sie drei klar getrennte Ablagen: vorbereitet, gescannt aber ungeprüft und kontrolliert. Ein Vorgang darf erst nach erfolgreicher Kontrolle in die letzte Gruppe wandern. Wenn Sie unterbrochen werden, hinterlassen Sie eine kurze Notiz zum letzten abgeschlossenen Vorgang. So müssen Sie nicht am nächsten Tag rätseln, ob die obere Hälfte des Stapels schon erledigt wurde.
Planen Sie lieber mehrere abgeschlossene Chargen als einen sehr langen Durchlauf ohne Kontrolle. Benennen und verschieben Sie die Dateien direkt nach jeder Charge, solange der Zusammenhang noch präsent ist. Halten Sie Ausnahmen in einer kleinen Liste fest, beispielsweise eine fehlende Seite oder einen unleserlichen Stempel. Der Rückstand ist erst dann abgebaut, wenn die Dateien auffindbar und geprüft sind und das verbleibende Papier einen bewusst bestimmten Platz hat.
