Bild und Text getrennt prüfen
Texterkennung ergänzt einen Scan um maschinenlesbare Zeichen. Das sichtbare Seitenbild und der für Suche oder Kopieren verwendete Text können dabei voneinander abweichen. Wenn ein Name auf der Seite klar erkennbar ist, bedeutet das noch nicht, dass die Suche ihn richtig findet. Prüfen Sie deshalb beide Ebenen anhand derselben Stelle.
Wählen Sie mehrere markante Wörter aus unterschiedlichen Seiten und suchen Sie danach im fertigen Dokument. Nehmen Sie auch einen Namen mit Umlaut, eine längere Nummer und eine Stelle mit kleiner Schrift auf. Kopieren Sie anschließend einen kurzen Absatz in ein leeres Textdokument. So sehen Sie, ob Leerzeichen, Zeilenfolge und Sonderzeichen brauchbar übernommen wurden. Löschen Sie diese Testdatei wieder, wenn sie nur für die Kontrolle gebraucht wird.
Welche Fehler sind für den Zweck wichtig?
Bei einem internen Sucharchiv kann ein gelegentlicher Fehler in einem gewöhnlichen Wort anders zu bewerten sein als eine falsch erkannte Vorgangsnummer. Bestimmen Sie vor dem Prüfen die Felder, die später als Suchschlüssel dienen sollen. Eine kleine Liste mit Datum, Dokumentkennung und einem charakteristischen Begriff hilft, die Kontrolle zielgerichtet durchzuführen.
Wenn Werte in eine Tabelle übertragen werden, reicht ein zufälliger Stichprobentest nicht für die ungeprüfte Übernahme aller Zahlen. Vergleichen Sie die tatsächlich verwendeten Beträge und Kennungen mit der sichtbaren Vorlage. Ein falsch erkanntes Komma oder ein vertauschtes Zeichen kann eine ansonsten gut lesbare Seite inhaltlich verändern. Die Übernahme von Text spart das Abtippen, ersetzt aber nicht die Prüfung des übernommenen Inhalts.
Bei mehrspaltigen Seiten sollte auch die Lesereihenfolge kontrolliert werden. Ein kopierter Absatz kann mitten im Satz in eine andere Spalte springen. Fragen Sie nicht nur, ob alle Wörter vorhanden sind, sondern ob sie in der Reihenfolge erscheinen, die für den weiteren Arbeitsschritt benötigt wird. Tabellen, Fußnoten und Randvermerke verdienen dabei einen eigenen Blick.
Erst die Ursache verbessern
Wenn mehrere Stellen derselben Seite schlecht erkannt werden, prüfen Sie die Aufnahme: Ist sie schief, unscharf, zu dunkel oder an einer Kante abgeschnitten? Eine neue Aufnahme kann hilfreicher sein als zahlreiche einzelne Textkorrekturen. Nutzen Sie dafür eine unveränderte Vorlage und verändern Sie nicht versehentlich das sichtbare Original, während Sie nur die Suche verbessern möchten.
Prüfen Sie außerdem die in der Software gewählte Dokumentsprache. Bei mehrsprachigen Unterlagen kann die passende Einstellung vom gewöhnlichen Bürostandard abweichen. Die genaue Bedienung hängt vom Programm ab. Suchen Sie in dessen Anleitung nach Texterkennung und Korrektur erkannter Wörter, statt allgemeine Menüfolgen aus einer anderen Version zu übernehmen.
Kontrolliert ablegen
Behalten Sie vor umfangreichen Bearbeitungen eine unveränderte Ausgangsdatei. Benennen Sie die bearbeitete Fassung so, dass sie nicht versehentlich mit der ursprünglichen Aufnahme verwechselt wird. Nach einer Korrekturrunde wird die endgültige Datei erneut geöffnet; kontrollieren Sie die zuvor fehlerhaften Stellen und einen zusätzlichen Abschnitt. Dadurch erkennen Sie auch, ob die Änderungen tatsächlich gespeichert wurden.
Für einen größeren Stapel lässt sich eine einfache Prüfliste führen: Dateiname, Seiten vollständig, Ausrichtung geprüft, Suchbegriffe gefunden und offene Probleme. Notieren Sie ungelöste Stellen konkret, beispielsweise „Kennung auf Seite 4 manuell prüfen“. Ein allgemeines Häkchen „OCR erledigt“ sagt weniger darüber aus, ob das Dokument für die spätere Aufgabe verwendbar ist. Erst nach dieser Kontrolle gehört es in den regulären Ablageordner.
