Was tatsächlich doppelt ist
Eine Präsentation im Projektordner und dieselbe Präsentation im Versandordner können bewusst zwei Aufgaben erfüllen. Umgekehrt können zwei Dateien mit verschiedenen Namen inhaltlich identisch sein. Beginnen Sie deshalb mit einem begrenzten Bereich, dessen Zweck Sie kennen. Lassen Sie Systemordner, Anwendungsdaten und fremde Arbeitsbereiche außerhalb einer ersten Aufräumrunde. Dort können vermeintliche Kopien für Programme oder andere Personen notwendig sein.
Vergleichen Sie zunächst Dateityp, Größe und Inhalt. Das Änderungsdatum ist ein Hinweis, aber kein Beweis dafür, welche Fassung maßgeblich ist. Kopieren, Exportieren und Synchronisieren können Zeitangaben beeinflussen. Bei Dokumenten kontrollieren Sie nicht nur die erste Seite, sondern auch Änderungen, Kommentare, Anlagen und ausgeblendete Inhalte, soweit diese für die Arbeit relevant sind. Eine optisch gleiche Titelseite sagt wenig über den Rest der Datei aus.
Ähnliche Fassungen brauchen eine Entscheidung
Wenn sich zwei Dokumente unterscheiden, ist die Frage nicht mehr nur, welches doppelt ist. Klären Sie, welche Informationen erhalten bleiben sollen und wer die Entscheidung treffen kann. Eine ältere Datei kann einen freigegebenen Stand dokumentieren, während die neuere nur ein unfertiger Entwurf ist. Bezeichnen Sie solche Rollen verständlich, statt grundsätzlich die jüngste Datei zu behalten.
Prüfprogramme können Kandidaten zusammenstellen, sollten aber keine ungeprüfte Löschliste erzeugen. Lesen Sie, ob das Werkzeug gleiche Dateiinhalte oder lediglich ähnliche Namen und Größen vergleicht. Prüfen Sie eine kleine Auswahl der Treffer selbst. Auch eine inhaltlich identische Datei kann am zweiten Ort gebraucht werden, wenn andere darauf verweisen oder ein abgeschlossener Vorgang vollständig bleiben muss. Die technische Gleichheit beantwortet die organisatorische Frage nicht automatisch.
Erst zurückstellbar, dann endgültig
Stellen Sie vor Änderungen sicher, dass eine Wiederherstellung möglich ist. Bei gemeinsam genutzten oder synchronisierten Ablagen klären Sie, welche Folgen eine Löschung für andere Geräte und Nutzer hat. Verschieben Sie zweifelhafte Kandidaten nur in einen dafür vorgesehenen Prüfbereich, wenn dessen Rechte und Speicherort passen. Eine private Zwischenablage ist kein geeigneter Ersatz für eine gemeinsame, geschützte Projektablage.
Dokumentieren Sie bei größeren Bereinigungen kurz den ursprünglichen Pfad und die getroffene Entscheidung. Testen Sie anschließend wichtige Verknüpfungen und typische Arbeitsabläufe. Legen Sie einen Termin fest, an dem die zurückgestellten Dateien nochmals beurteilt werden. Endgültig gelöscht wird erst nach der vereinbarten Prüfung und im Rahmen der geltenden Aufbewahrungsregeln. Das Ziel ist eine verständliche Ablage, nicht die größtmögliche Zahl gelöschter Dateien an einem Nachmittag.
