Passen Schrank und Mappen zusammen?
Prüfen Sie zuerst das System der vorhandenen Schublade: Auflage, Innenbreite und nutzbare Tiefe müssen zu den vorgesehenen Hängemappen passen. Verlassen Sie sich nicht allein darauf, dass beide Produkte allgemein als Büroablage bezeichnet werden. Auch die Höhe einschließlich Reiter ist relevant, damit die Schublade vollständig schließen kann.
Probieren Sie den Zugriff mit einer geöffneten Schublade und einem normalen Papierstapel aus. Können Sie die hinteren Reiter lesen und eine Mappe herausnehmen, ohne die davorliegenden Unterlagen zu verschieben? Die freie Fläche vor dem Schrank gehört zur Planung. Ein Container hinter dem Bürostuhl kann während der Nutzung weniger erreichbar sein, als er auf einer Raumskizze erscheint.
Einen Vorgang erkennbar halten
Vergeben Sie eine kurze Bezeichnung, die beim Wiederfinden hilft: Projektname, Kundenkennung oder ein anderer eindeutig verwendeter Begriff. Unterschiedliche Wörter für denselben Vorgang erschweren die Suche. Wenn digitale Unterlagen dazugehören, kann dieselbe Kennung in beiden Ablagen verwendet werden, ohne sämtliche Dateinamen auf den Reiter zu übertragen.
Legen Sie fest, welche Unterlagen in die Mappe gehören. Ein Register für laufende Anfragen sollte beispielsweise nicht gleichzeitig als Vorrat für leere Formulare dienen. Innerhalb einer Mappe kann eine einfache Reihenfolge genügen. Bei mehreren getrennten Teilvorgängen ist eine zusätzliche Innenmappe manchmal verständlicher als ein immer dicker werdender, ungeteilter Papierstapel.
Der Reiter kennzeichnet den Inhalt, nicht automatisch dessen Bearbeitungsstand. Halten Sie offene Aufgaben in Ihrer Aufgabenplanung fest. Falls eine Statuskarte in der Mappe hilfreich ist, beschreiben Sie den nächsten Schritt und das Datum der letzten Bearbeitung. Ein Farbsystem ohne Erklärung wird bei einer Vertretung schnell missverständlich.
Bewegungsraum in der Ablage lassen
Füllen Sie eine Schublade nicht so eng, dass jede Entnahme die Nachbarmappen mitzieht. Prüfen Sie regelmäßig, welche Vorgänge abgeschlossen sind und an einen anderen vorgesehenen Ort wechseln können. Die laufende Ablage sollte vor allem das enthalten, womit tatsächlich noch gearbeitet wird.
Wenn ein Vorgang aufgeteilt werden muss, behalten Sie die ursprüngliche Kennung bei und ergänzen Sie verständliche Teilbezeichnungen. So bleibt die Verbindung erkennbar. Neue Mappen sollten das Finden erleichtern und nicht nur einen überfüllten Bereich unsichtbar machen. Entscheidend ist, dass Sie eine benötigte Unterlage entnehmen und später an denselben eindeutigen Ort zurücklegen können.
