Den Weg durch den Drucker berücksichtigen
Lesen Sie im Gerätehandbuch, welche Papierarten und Gewichte der jeweilige Einzug verarbeitet. Die Angaben können für Kassette, hinteren Einzug und automatischen Duplexdruck unterschiedlich sein. Übertragen Sie deshalb nicht die höchste genannte Grammatur auf jede Betriebsart. Prüfen Sie bei beschichteten Medien außerdem, ob sie ausdrücklich für Ihre Drucktechnik vorgesehen sind. Ein für Tintenstrahldruck angebotenes Fotopapier ist nicht automatisch für einen Laserdrucker geeignet.
Für gewöhnliche Arbeitsnotizen ist ein zuverlässig eingezogenes Standardpapier oft sinnvoller als eine besonders schwere Sorte. Bei einem beidseitigen Bericht kommt zusätzlich die Durchscheinwirkung ins Spiel. Drucken Sie eine Seite mit dichtem Text und eine mit größeren dunklen Flächen auf beide Seiten. Legen Sie das Blatt unter die Beleuchtung, bei der der Bericht gelesen wird. Entscheiden Sie anhand dieses Musters, ob der Inhalt der Rückseite störend sichtbar bleibt.
Ein Muster aus der eigenen Arbeit verwenden
Nehmen Sie keine fremde Werbegrafik als einzige Druckprobe. Verwenden Sie eine anonymisierte Seite mit Ihren typischen Tabellen, kleinen Schriftgrößen und farbigen Markierungen. Prüfen Sie feine Linien, die Lesbarkeit grauer Zellen und die Stelle, an der ein Textmarker eingesetzt wird. Lassen Sie den Ausdruck entsprechend den Angaben für Papier und Tinte trocknen, bevor Sie ihn weiterverarbeiten.
Ein Angebot, das später gefaltet und in einen Umschlag gesteckt wird, benötigt andere Eigenschaften als ein Einzelblatt auf einem Besprechungstisch. Falten Sie das Muster, legen Sie es in den vorgesehenen Umschlag und testen Sie bei längeren Berichten auch Heften oder Lochen. Sehr steifes Papier kann eine ansonsten passende Mappe unnötig füllen. Kaufen Sie größere Mengen erst, wenn Druck und Weiterverarbeitung zusammen funktionieren.
Sorten überschaubar halten
Beschriften Sie angebrochene Packungen mit Format, Sorte und vorgesehenem Einsatz. Belassen Sie die Originalverpackung möglichst dabei, damit Druckereinstellungen später nachvollziehbar bleiben. Lagern Sie das Papier flach und entsprechend den Herstellerangaben, nicht lose direkt am offenen Fenster oder neben einer verschüttbaren Getränkeflasche.
Für ein kleines Büro reichen häufig eine Alltagssorte und eine begründet ausgewählte zweite Sorte. Rechnen Sie beim Preisvergleich pro nutzbarem Blatt statt nur pro Packung. Berücksichtigen Sie Ausschuss aus Fehleinzügen und fehlgeschlagenen Duplexversuchen. Notieren Sie die bewährten Einstellungen am Lagerplatz; so muss die nächste Person dieselbe Papierprobe nicht erneut durchführen.
