Eine anspruchsvolle Seite als Probe
Nehmen Sie für den ersten Versuch nicht das sauberste Blatt. Wählen Sie eine Seite mit kleiner Schrift, einem blassen Stempel oder einer Tabelle mit dünnen Linien. Wenn diese Elemente erhalten bleiben, ist die Einstellung für die übrigen Seiten eher geeignet. Reinigen Sie die Scanfläche nach der Geräteanleitung und richten Sie das Blatt gerade aus. Schatten, Falten und Schmutz lassen sich durch eine höhere Auflösung nicht zuverlässig ausgleichen.
Legen Sie zuerst den Verwendungszweck fest. Eine lesbare Arbeitskopie für den Bildschirm hat andere Anforderungen als eine Vorlage, deren feine grafische Details später ausgewertet werden. Adobe nennt für Farb- und Graustufendokumente 300 dpi als Ausgangspunkt. Behandeln Sie einen solchen Wert als Testeinstellung, nicht als Garantie für jede Vorlage. Prüfen Sie das Ergebnis anhand des tatsächlichen Inhalts und erhöhen Sie die Auflösung nur, wenn dadurch benötigte Details besser erkennbar werden.
Farbe nur dort reduzieren, wo sie entbehrlich ist
Ein reiner Schwarzweißmodus kann für deutlichen Text ausreichen, aber blasse Bleistiftstriche oder farbige Markierungen verschlucken. Graustufen erhalten Helligkeitsunterschiede, verlieren jedoch die Bedeutung einer Farbcodierung. Wenn rote und grüne Linien verschiedene Zustände kennzeichnen, kann Farbe zur Information gehören. Entscheiden Sie deshalb anhand der Seite und nicht allein anhand der erwarteten Dateigröße.
Speichern Sie eine unveränderte Ausgangsdatei, bevor Sie eine stärkere Komprimierung ausprobieren. Vergleichen Sie anschließend dieselbe Stelle in beiden Fassungen: kleine Ziffern, Dezimaltrennzeichen, Fußnoten und feine Tabellenränder. Vergrößern Sie die Ansicht für diese Prüfung, beurteilen Sie aber auch die normale Leseansicht. Eine Datei, die nur bei starkem Zoom entzifferbar ist, kann für die vorgesehene Weitergabe trotzdem ungeeignet sein.
Suchbarkeit zusätzlich kontrollieren
Texterkennung kann einen Scan durchsuchbar machen; sie ersetzt nicht das sichtbare Dokument. Stellen Sie die passende Dokumentensprache ein und suchen Sie nach einem ungewöhnlichen Wort sowie einer Nummer aus der Vorlage. Kopieren Sie probeweise einen Satz in einen Texteditor. Vertauschte Zeichen und eine falsche Lesereihenfolge fallen dabei schneller auf als beim bloßen Betrachten der Seite.
Kontrollieren Sie vor der Weitergabe außerdem Seitenzahl, Drehung und abgeschnittene Ränder. Öffnen Sie die gespeicherte Datei erneut, statt nur das Scanfenster zu beurteilen. Wenn die Datei für einen vorgesehenen Übertragungsweg zu groß bleibt, teilen Sie sie nachvollziehbar nach Abschnitten oder verwenden Sie einen freigegebenen Übertragungsweg. Vertrauliche Unterlagen gehören nicht allein zur Größenreduzierung in einen unbekannten Online-Dienst. Benennen Sie Teildateien so, dass ihre Reihenfolge und Zusammengehörigkeit sofort erkennbar sind.
